消防設備缺失整理與 Excel 簡易估價單：用 AI 省下 50% 工作時間

Before／After：同一題，兩種答案

當師傅或同事交回一份寫法不一致、資料可能不完整的消防設備缺失筆記時，我要怎麼把它整理成可以回覆客戶的簡易估價單？

以前我會先逐筆閱讀及比對紙本或文字筆記。如果設備名稱、位置、數量或問題點沒有寫清楚，我就要再翻資料，或回頭詢問師傅與同事。確認後，我會先把設備缺失及問題點打進 Word，再切換到 Excel 估價單，重新輸入設備品名、數量、單價、總金額、含稅金額與備註。

現在我會先把原始筆記交給 Codex，由 AI Agent 統一設備名稱、位置、數量及故障情況。原始資料沒有寫清楚的地方，一律標示「待確認」，不讓 AI 自己猜。接著由我確認現場事實、報價品項、數量、單價與服務內容，再由 AI Agent 依照既有 Excel 版型製作簡易估價單。

例如現場常見的 3 行手寫缺失筆記：

3F 發信機不亮
5F 鈴沒響
7F 標示燈怪怪的（缺銘版）

交給 Codex 後，它會直接轉為結構化的標準缺失表，設備名稱標準化、缺漏處主動標註「待確認」，避免師傅各寫各的造成後續估價漏項。

我怎麼用 AI 打造這位消防文書數位員工

我主要使用 ChatGPT 裡面的 Codex。與其只問它「這張估價單要怎麼做」，我更希望它像一位知道工作步驟的數位員工：先整理資料，遇到不確定的地方停下來，再使用我確認過的內容製作檔案，最後協助驗證成果。

AI Agent 負責整理與製作，我負責現場事實、價格、專業判斷與最後交付。

三個關鍵突破、卡關與修改

1. 劃清能力邊界：先寫明它不負責什麼

一開始我比較容易把注意力放在「AI 可以幫我做什麼」，後來才發現，真正重要的是先寫清楚它不能做什麼。

這位 AI 數位員工可以整理資料、統一格式、套用版型及協助檢查，但是不能猜測原始筆記沒有提供的設備、位置或數量，不能自行判斷消防法規是否合格，也不能自行決定設備單價、服務內容及報價條件。沒有經過我確認，成果也不能視為可以交付的正式文件。

2. 事實大於推論：缺少資料就標示待確認

消防設備缺失筆記常常會少一個樓層、位置、數量或單位。如果 AI 依照常見做法把空白補滿，文字看起來可能很完整，實際上卻不一定正確。

所以我把原則改成：原始資料有寫的才整理，沒有寫的就標示「待確認」。如果故障描述不清楚，就先保留原意，不為了讓表格好看而補出一個答案。

3. 用測試題抓漏洞與 AI 幻覺

只拿資料完整的案例測試，很容易覺得流程已經可以使用。真正容易出問題的，反而是資料缺漏、格式不同或舊資料沒有清乾淨的情況。

成果與真實應用

這次我使用一筆真實案件製作匿名展示版，完成標準化的消防設備缺失內容、Excel 簡易估價單，以及方便檢查版面的單頁圖檔。

匿名案例包含手動發信機故障 8 顆、警鈴故障 2 個、火警標示燈故障 1 個，以及年度消防申報服務 1 式。公開版本已隱藏客戶名稱、地址、聯絡方式、帳戶資料、印章、單價及總金額。

這張公開版本只保留工作流程與成果證明，客戶及公司敏感資訊已遮蔽。

目前這套流程比較適合小金額、品項或數量不多的案件。多樣化、複雜或金額較大的估價單，還是需要更多人工判斷及測試。我不希望為了證明 AI 很厲害，就把目前還做不到的事情也寫成已經完成。

在實際使用時，最常需要人工修改的內容，主要還是設備名稱、數量、品名及備註。這些資料會直接影響估價內容，所以即使 AI 已經完成初稿，我還是會逐項核對。